Op verschillende momenten worden er vanuit de online academy automatische mails verstuurd naar beheerders, gebruikers en managers. Gebruikers ontvangen daarnaast in bepaalde situaties ook een notificatie in de academy. In dit artikel wordt uitgelegd welke mails en notificaties er verstuurd worden naar gebruikers en managers, en in welke situatie.
Ben je op zoek naar informatie over automatische mails naar beheerders? Dat vind je in dit artikel.
De inhoud van deze mails kunt je niet zelf aanpassen. Voor twee mails kan dat wel:
Uitnodiging gebruiker
Inschrijving leeractiviteit
Notificaties en mails beheren
Een gebruiker kan via zijn profiel instellen welke berichtgeving hij wil ontvangen. Per soort berichtgeving kan aangegeven worden of hij notificaties, mails of beide wil ontvangen.
💡Let op: mails worden alleen verstuurd als in de instellingen van de online academy het schuifje 'Automatische e-mails versturen' aan staat.
Notificaties worden altijd verstuurd, als de gebruiker dit zo ingesteld heeft.
Overzicht mails en notificaties
Gebruiker
Alleen mail
Uitnodiging
Gebruiker is toegevoegd aan de online academy. Er is ingesteld dat er een uitnodiging verstuurd moet worden (in de import of handmatig). De mail wordt gestuurd als de gebruiker de status 'Actief' heeft. De mail wordt 30 minuten na het toevoegen van gebruiker verstuurd.
Herinnering uitnodiging
Gebruiker heeft een uitnodiging ontvangen voor de online academy, maar nog geen wachtwoord aangemaakt. 3 dagen en 10 dagen na eerste uitnodiging wordt er een herinnering verstuurd.
Wachtwoord vergeten
Gebruiker klikt op de inlogpagina op wachtwoord vergeten en vult het e-mailadres in. Reset mail wordt alleen verstuurd als het account actief is.
Inschrijving leeractiviteit
Gebruiker wordt ingeschreven voor nieuwe leeractiviteiten. Gebruiker ontvangt een mail met daarin de namen van de leeractiviteiten waar hij voor ingeschreven is. Deze mail wordt 30 min na het inschrijven verstuurd, om meerdere registraties in één mail samen te kunnen voegen.
Account geblokkeerd
Gebruiker heeft 3 inlogpogingen gedaan met de verkeerde inloggegevens. Daardoor is het account van de gebruiker geblokkeerd en kan deze niet meer inloggen. De blokkade wordt opgeheven als de gebruiker het wachtwoord opnieuw instelt.
Mail en notificatie
Beoordeling goedgekeurd
Gebruiker heeft een certificaat ingeleverd (in kwalificatie of extern examen), een kwalificatie inventarisatie doorlopen, of een aanvraag gedaan voor een leeractiviteit uit de Bibliotheek. Dit is goedgekeurd. In het bericht wordt de naam van de kwalificatie of leeractiviteit genoemd en dat dit is goedgekeurd.
Beoordeling afgekeurd
Gebruiker heeft een certificaat ingeleverd (in kwalificatie of extern examen), een kwalificatie inventarisatie doorlopen, of een aanvraag gedaan voor een leeractiviteit uit de Bibliotheek. Dit is afgekeurd. In het bericht wordt de naam van de kwalificatie of leeractiviteit genoemd en dat dit is afgekeurd.
Certificaat ingetrokken
Gebruiker had een certificaat ingeleverd (in kwalificatie of extern examen). Dit certificaat was in eerste instantie goedgekeurd, deze goedkeuring is ingetrokken. In het bericht staat de naam van de kwalificatie, dat de goedkeuring ingetrokken is en de reden die hiervoor opgegeven is.
Inleveropdracht goedgekeurd
Gebruiker heeft een inleveropdracht ingeleverd. Deze opdracht is nagekeken, en goedgekeurd. In het bericht staat de naam van de inleveropdracht en dat deze is goedgekeurd.
Inleveropdracht afgekeurd
Gebruiker heeft een inleveropdracht ingeleverd. Deze opdracht is nagekeken, en afgekeurd. In het bericht staat de naam van de inleveropdracht en dat deze is afgekeurd.
Feedback verzoek ontvangen
Een andere gebruiker heeft een feedback verzoek gedaan aan deze gebruiker. In het bericht staat de naam van de gebruiker van wie het verzoek om feedback afkomstig is.
Feedback ontvangen
De gebruiker heeft een feedback verzoek gedaan aan een andere gebruiker/een externe. Deze andere gebruiker/externe heeft de gebruiker feedback gegeven. In het bericht staat de naam van de gebruiker van wie de ontvangen feedback afkomstig is.
Ingeschreven voor sessie
Gebruiker wordt ingeschreven voor een sessie van een bijeenkomst. De mail wordt verstuurd als de beheerder de gebruiker inschrijft voor een sessie, en als de gebruiker zichzelf inschrijft voor een sessie. In het bericht staat de naam van de bijeenkomst en de datum en tijd van de sessie waar de gebruiker voor ingeschreven is.
Ingeschreven voor sessie vanuit wachtlijst
Gebruiker had zichzelf op de wachtlijst gezet voor een sessie van een bijeenkomst, omdat er geen plekken meer beschikbaar waren. Er is een plek beschikbaar gekomen, en de gebruiker is alsnog ingeschreven voor de sessie. In het bericht staat de naam van de bijeenkomst en dat de gebruiker vanaf de wachtlijst alsnog ingeschreven is.
Uitgeschreven voor sessie
Gebruiker was ingeschreven voor een sessie van een bijeenkomst, maar wordt daar door een beheerder voor uitgeschreven. In het bericht staat de naam van de bijeenkomst en de datum en tijd van de sessie waar de gebruiker voor uitgeschreven is.
Let op: alleen voor het uitschrijven voor een sessie wordt een mail en notificatie gestuurd, de gebruiker is dan nog wel ingeschreven voor de bijeenkomst, maar dan zonder sessie. Voor het helemaal uitschrijven voor een bijeenkomst, wordt geen mail en notificatie verstuurd.
Verplaatst van sessie
Gebruiker was ingeschreven voor een sessie van een bijeenkomst, en wordt door een beheerder verplaatst naar een andere sessie. In het bericht staat de naam van de bijeenkomst en de datum en tijd van de oude en nieuwe sessie waar de gebruiker voor ingeschreven is.
Er is iets gewijzigd in een sessie
Gebruiker is ingeschreven voor een sessie van een bijeenkomst. Hierin is een wijziging geweest, bijvoorbeeld in de tijd en/of datum. In het bericht staat de naam van de bijeenkomst en de datum, tijd en locatie van de sessie.
Sessie geannuleerd door beheerder
Gebruiker was ingeschreven voor een sessie van een bijeenkomst. Deze sessie is geannuleerd door de beheerder. In het bericht staat de naam van de bijeenkomst en de datum met tijdstip van de sessie die geannuleerd is. Daarnaast wordt de reden genoemd als de beheerder deze heeft opgegeven.
Sessie automatisch geannuleerd
Gebruiker was ingeschreven voor een sessie van een bijeenkomst. Deze sessie is automatisch geannuleerd vanwege te weinig inschrijvingen. In het bericht staat de naam van de bijeenkomst en de datum met tijdstip van de sessie die geannuleerd is.
Sessie over 2 dagen
Gebruiker is ingeschreven voor een sessie van een bijeenkomst. 2 dagen voordat de sessie plaats vindt, krijgt de gebruiker een herinnering. In het bericht staat de naam van de bijeenkomst en de datum met tijdstip van de sessie die over 2 dagen plaatsvindt.
Kwalificatie verloopt bijna
Gebruiker heeft een kwalificatie met een beperkte geldigheid. 1 maand voordat de kwalificatie verloopt, krijgt de gebruiker een herinnering. In het bericht staat de naam van de kwalificatie die over 1 maand verloopt.
Kwalificatie is verlopen
Gebruiker heeft een kwalificatie die verlopen is. In het bericht staat de naam van de kwalificatie die verlopen is.
Deadline leeractiviteit is bijna verlopen
Gebruiker is ingeschreven voor een leeractiviteit waarop een deadline is ingesteld. De deadline verloopt over 2 dagen, maar de gebruiker heeft de leeractiviteit nog niet afgerond. In het bericht staat de naam van de leeractiviteit en de datum van de deadline.
Manager
Alleen mail
Inleveropdracht ingeleverd
Gebruiker heeft een inleveropdracht (die door een manager beoordeeld moet worden) ingeleverd.
Openstaande beoordelingen
Gebruiker heeft een aanvraag gedaan voor een certificaat (in kwalificatie of extern examen), kwalificatie of leeractiviteit. Deze aanvraag moet nog beoordeeld worden.
💡Let op: de mails die bij gebruiker staan, worden als ze van toepassing zijn ook naar een manager gestuurd worden. Bijvoorbeeld als een manager zelf ook ingeschreven is voor een bijeenkomst die over 2 dagen plaatsvindt.
Voorbeeld van een mail over de deadline van een leeractiviteit die bijna verloopt.
Voorbeeld van een notificatie over een inleveropdracht die beoordeeld is.