Naar de hoofdinhoud

Mails en notificaties naar gebruikers

Lees hier welke automatische mails en notificaties er vanuit de academy naar gebruikers verstuurd worden

Floor Takman avatar
Geschreven door Floor Takman
Deze week bijgewerkt

Op verschillende momenten worden er vanuit de online academy automatische mails verstuurd naar beheerders, gebruikers en managers. Gebruikers ontvangen daarnaast in bepaalde situaties ook een notificatie in de academy. In dit artikel wordt uitgelegd welke mails en notificaties er verstuurd worden naar gebruikers en managers, en in welke situatie.

Ben je op zoek naar informatie over automatische mails naar beheerders? Die vind je in dit artikel.

De inhoud van deze mails kun je niet zelf aanpassen. Voor twee mails kan dat wel:

  • Uitnodiging gebruiker

  • Inschrijving leeractiviteit


Notificaties en mails beheren

Een gebruiker kan via zijn profiel instellen welke berichtgeving hij wil ontvangen. Per soort berichtgeving kan aangegeven worden of hij notificaties, mails of beide wil ontvangen.

Let op!

Mails worden alleen verstuurd als in de instellingen van de online academy het schuifje 'Automatische e-mails versturen' aan staat.
Notificaties worden altijd verstuurd, als de gebruiker dit zo ingesteld heeft.

Overzicht mails en notificaties

Gebruiker

Alleen mail

  • Uitnodiging: de gebruiker is toegevoegd aan de online academy. Er is ingesteld dat er een uitnodiging verstuurd moet worden (in de import of handmatig). De mail wordt gestuurd als de gebruiker de status 'Actief' heeft. De mail wordt 30 minuten na het toevoegen van de gebruiker verstuurd.

  • Herinnering uitnodiging: de gebruiker heeft een uitnodiging ontvangen voor de online academy, maar nog geen wachtwoord aangemaakt. Deze mail wordt 3 dagen en 10 dagen na de eerste uitnodiging verstuurd.

  • Wachtwoord vergeten: de gebruiker klikt op de inlogpagina op 'Wachtwoord vergeten' en vult het e-mailadres in. Reset-mails worden alleen verstuurd als het account actief is.

  • Inschrijving leeractiviteit: de gebruiker wordt ingeschreven voor nieuwe leeractiviteiten. De gebruiker ontvangt een mail met daarin de namen van de leeractiviteiten waar hij voor ingeschreven is. Deze mail wordt 30 min na het inschrijven verstuurd, om meerdere registraties in één mail samen te kunnen voegen.

  • Account geblokkeerd: de gebruiker heeft 3 inlogpogingen gedaan met de verkeerde inloggegevens. Daardoor is het account van de gebruiker geblokkeerd en kan deze niet meer inloggen. De blokkade wordt opgeheven als de gebruiker het wachtwoord opnieuw instelt.

Mail en notificatie

  • Beoordeling goedgekeurd: de gebruiker heeft een certificaat ingeleverd (in een kwalificatie of extern examen), een kwalificatie-inventarisatie doorlopen, een aanvraag gedaan voor een leeractiviteit uit de bibliotheek of een beoordeling aangevraagd voor een portfolio-item. Dit is goedgekeurd. In het bericht wordt de naam van de kwalificatie, leeractiviteit of portfolio-item genoemd en dat deze is goedgekeurd.

  • Beoordeling afgekeurd: de gebruiker heeft een certificaat ingeleverd (in een kwalificatie of extern examen), een kwalificatie-inventarisatie doorlopen, een aanvraag gedaan voor een leeractiviteit uit de bibliotheek of een beoordeling aangevraagd voor een portfolio-item. Dit is afgekeurd. In het bericht wordt de naam van de kwalificatie, leeractiviteit of portfolio-item genoemd en dat deze is afgekeurd.

  • Certificaat behaald: de gebruiker heeft een certificaat behaald na het afronden van een leeractiviteit waar een certificaat voor ingesteld staat.
    Let op: de notificatie hierover wordt altijd verzonden. Een mail met deze informatie wordt alleen verstuurd als de gebruiker dit heeft ingesteld.

  • Certificaat ingetrokken: de gebruiker had een certificaat ingeleverd (in een kwalificatie of extern examen). Dit certificaat was in eerste instantie goedgekeurd, maar deze goedkeuring is ingetrokken. In het bericht staat de naam van de kwalificatie, dat de goedkeuring is ingetrokken en de reden die hiervoor is opgegeven.

  • Inleveropdracht goedgekeurd: de gebruiker heeft een inleveropdracht ingeleverd. Deze opdracht is nagekeken en goedgekeurd. In het bericht staat de naam van de inleveropdracht en dat deze is goedgekeurd.

  • Inleveropdracht afgekeurd: de gebruiker heeft een inleveropdracht ingeleverd. Deze opdracht is nagekeken en afgekeurd. In het bericht staat de naam van de inleveropdracht en dat deze is afgekeurd.

  • Feedbackverzoek ontvangen: een andere gebruiker heeft een feedbackverzoek gedaan aan deze gebruiker. In het bericht staat de naam van de gebruiker van wie het verzoek voor feedback afkomstig is.

  • Feedback ontvangen: de gebruiker heeft een feedbackverzoek gedaan aan een andere gebruiker/een externe. Deze andere gebruiker/externe heeft de gebruiker feedback gegeven. In het bericht staat de naam van de gebruiker van wie de ontvangen feedback afkomstig is.

  • Ingeschreven voor sessie: de gebruiker wordt ingeschreven voor een sessie van een bijeenkomst. De mail wordt verstuurd als de beheerder de gebruiker inschrijft voor een sessie, en als de gebruiker zichzelf inschrijft voor een sessie. In het bericht staat de naam van de bijeenkomst en de datum en tijd van de sessie waar de gebruiker voor ingeschreven is.

  • Ingeschreven voor sessie vanuit wachtlijst: de gebruiker had zichzelf op de wachtlijst gezet voor een sessie van een bijeenkomst, omdat er geen plekken meer beschikbaar waren. Er is een plek beschikbaar gekomen, en de gebruiker is alsnog ingeschreven voor de sessie. In het bericht staat de naam van de bijeenkomst en dat de gebruiker vanaf de wachtlijst alsnog ingeschreven is.

  • Uitgeschreven voor sessie: de gebruiker was ingeschreven voor een sessie van een bijeenkomst, maar wordt daar door een beheerder voor uitgeschreven. In het bericht staat de naam van de bijeenkomst en de datum en tijd van de sessie waar de gebruiker voor uitgeschreven is.

    Let op: alleen voor het uitschrijven voor een sessie wordt een mail en notificatie gestuurd, de gebruiker is dan nog wel ingeschreven voor de bijeenkomst, maar dan zonder sessie. Voor het helemaal uitschrijven voor een bijeenkomst, wordt geen mail en notificatie verstuurd.

  • Verplaatst van sessie: de gebruiker was ingeschreven voor een sessie van een bijeenkomst, en wordt door een beheerder verplaatst naar een andere sessie. In het bericht staat de naam van de bijeenkomst en de datum en tijd van de oude en nieuwe sessie waar de gebruiker voor ingeschreven is.

  • Er is iets gewijzigd in een sessie: de gebruiker is ingeschreven voor een sessie van een bijeenkomst. Hierin is een wijziging geweest, bijvoorbeeld in de tijd en/of datum. In het bericht staat de naam van de bijeenkomst en de datum, tijd en locatie van de sessie.

  • Sessie geannuleerd door beheerder: de gebruiker was ingeschreven voor een sessie van een bijeenkomst. Deze sessie is geannuleerd door de beheerder. In het bericht staat de naam van de bijeenkomst en de datum met tijdstip van de sessie die geannuleerd is. Daarnaast wordt de reden genoemd als de beheerder deze heeft opgegeven.

  • Sessie automatisch geannuleerd: de gebruiker was ingeschreven voor een sessie van een bijeenkomst. Deze sessie is automatisch geannuleerd vanwege te weinig inschrijvingen. In het bericht staat de naam van de bijeenkomst en de datum met tijdstip van de sessie die geannuleerd is.

  • Sessie over 2 dagen: de gebruiker is ingeschreven voor een sessie van een bijeenkomst. 2 dagen voordat de sessie plaats vindt, krijgt de gebruiker een herinnering. In het bericht staat de naam van de bijeenkomst en de datum met tijdstip van de sessie die over 2 dagen plaatsvindt.

  • Kwalificatie verloopt bijna: de gebruiker heeft een kwalificatie met een beperkte geldigheid. Eén maand voordat de kwalificatie verloopt, krijgt de gebruiker een herinnering. In het bericht staat de naam van de kwalificatie die over 1 maand verloopt.

  • Kwalificatie is verlopen: de gebruiker heeft een kwalificatie die verlopen is. In het bericht staat de naam van de kwalificatie die verlopen is.

  • Deadline leeractiviteit is bijna verlopen: de gebruiker is ingeschreven voor een leeractiviteit waarop een deadline is ingesteld. De deadline verloopt over 2 dagen, maar de gebruiker heeft de leeractiviteit nog niet afgerond. In het bericht staat de naam van de leeractiviteit en de datum van de deadline.

  • Inschrijving bijeenkomst in het verleden: de gebruiker heeft in het verleden een bijeenkomst bijgewoond. Deze bijeenkomst is door de beheerder alsnog geregistreerd in de academy, en de gebruiker is er voor ingeschreven.

Manager

Alleen mail

  • Inleveropdracht ingeleverd: de gebruiker heeft een inleveropdracht die door een manager beoordeeld moet worden, ingeleverd.

  • Openstaande beoordelingen: de gebruiker heeft een aanvraag gedaan voor een certificaat (in een kwalificatie of extern examen), kwalificatie-inventarisatie, leeractiviteit of portfolio-item. Deze aanvraag moet nog beoordeeld worden.

De mails die in dit artikel bij gebruikers genoemd worden, worden indien ze van toepassing zijn ook naar een manager gestuurd. Bijvoorbeeld als een manager zelf ook ingeschreven is voor een bijeenkomst die over 2 dagen plaatsvindt.

Voorbeeld van een mail over de deadline van een leeractiviteit die bijna verloopt.

Voorbeeld van een notificatie over een inleveropdracht die beoordeeld is.

Was dit een antwoord op uw vraag?