Een bijeenkomst in de online academy is een online of offline contactmoment. Je kunt dit moment inplannen via de online academy. Gebruikers kunnen vervolgens ingeschreven worden voor een bijeenkomst, en bijeenkomsten kunnen bijvoorbeeld ook in een Learning Playlist geplaatst worden.
Onderaan dit artikel lees je hoe bijeenkomsten werken voor gebruikers.
Hoe kan ik bijeenkomsten inzetten in mijn online academy?
Met fysieke bijeenkomsten kun je bijvoorbeeld workshops, sessies of één-op-één gesprekken inplannen. Met digitale bijeenkomsten kun je bijvoorbeeld virtual classrooms, webinars of online coachingsgesprekken inplannen. Door bijeenkomsten in een Learning Playlist te bundelen met andere leeractiviteiten kan je eenvoudig een afwisselend leertraject maken.
Hoe creëer ik een bijeenkomst?
Ga via de menubalk links in beeld naar 'Content'.
Klik op 'Toevoegen'.
Kies voor leeractiviteit 'Bijeenkomst'.
Voeg de algemene informatie toe.
Titel: geef de leeractiviteit een titel, zodat je deze gemakkelijk terug kunt vinden in het cursussenoverzicht.
Auteur: standaard wordt de naam van de academy gebruikt als auteursnaam.
Studietijd: hier kun je een indicatie van de studietijd opgeven.
Thema's: voeg minstens één thema toe.
Beschrijving: hier kun je aanvullende informatie over de leeractiviteit toevoegen, zoals bijvoorbeeld het voornaamste doel ervan.
Skills: voeg hier maximaal vijf skills toe die je ontwikkelt met deze leeractiviteit. Dit is optioneel.
Klik op 'Maak nieuwe leeractiviteit aan'.
Hoe richt ik een bijeenkomst in?
Zodra de leeractiviteit is opgeslagen, zullen er verschillende tabbladen verschijnen. Dit zijn 'Planning', 'Deelnemers', 'Instellingen' en 'Analytics'. Wat je bij deze tabbladen kunt doen, lees je hieronder.
Planning
Het is verplicht om minstens één moment of reeks toe te voegen aan een bijeenkomst.
Een moment is één datum waar je gebruikers voor kun inschrijven. Een reeks is een traject waarin meerdere momenten aan elkaar gekoppeld zijn. Bij een reeks wordt een gebruiker in één keer voor alle momenten ingeschreven. Dit kan gedaan worden door de beheerder, of door de gebruiker zelf. Bij een reeks
volgt de gebruiker alle momenten als één traject.
Onder één bijeenkomst kunnen meerdere momenten en/of reeksen vallen.
Moment aanmaken
Om een moment aan te maken, volg je de volgende stappen.
Ga naar de tab 'Planning' en klik op 'Toevoegen'.
Vul alle benodigde velden in.
Titel: geef het moment een naam. Deze titel zie je als beheerder terug in de planning-tabel, en als gebruiker bij het inschrijven voor een moment.
Datum: vul de datum van het moment in.
Start- en eindtijd: vul het tijdstip van het moment in.
Trainer: selecteer hier de trainer voor dit moment. Dit moet een bestaande beheerder zijn uit je online academy. De trainer die je hier selecteert, wordt voor de gebruiker getoond in de informatie over het betreffende moment. Je kunt per moment maar één trainer toevoegen.
Vorm: maak hier de keuze of het een fysieke of digitale bijeenkomst betreft.
Locatie of URL: vul voor een fysieke bijeenkomst de locatie in, of voor een digitale bijeenkomst de URL van de online vergadering. Bij een fysieke locatie wordt de locatie getoond in de Google maps integratie.
Aanvullende informatie: Vul hier eventueel meer context en/of opmerkingen in voor de gebruikers.
Inschrijfregels: deze informatie is optioneel, en kan los van elkaar ingevuld worden.
Min. en max. aantal inschrijvingen: geef hier het maximum aantal inschrijvingen aan. Ook kun je met het minimum aantal inschrijvingen aangeven bij hoeveel inschrijvingen het moment doorgaat.
Inschrijfdeadline: de inschrijfdeadline houdt verband met de ingegeven datum van het moment; tot x tijd (uren, dagen, weken, maanden) voor deze datum kunnen gebruikers ingeschreven worden. Als het minimumaantal inschrijvingen niet is behaald voor de inschrijfdeadline, wordt het moment automatisch geannuleerd.
Wil je direct nog een moment toevoegen? Dit kan op twee manieren.
Klik op 'Nog een moment toevoegen' en vervolgens op 'Nee, ik plan losse momenten'.
Klik rechtsboven in het kader op het dupliceer-icoon van het moment. Kies voor 'Nee, ik plan losse momenten'. Het huidige moment wordt gedupliceerd. Je kunt van het extra moment zelf de gegevens zoals datum, locatie, etc. aanpassen.
Maak de momenten aan via de knop 'Bevestigen'.
Bij het aanmaken van een nieuw moment, kan ook gekozen worden voor een datum in het verleden. Op deze manier kan een moment binnen een bijeenkomst dat al plaatsgevonden heeft, alsnog geregistreerd worden. Voor gebruikers die voor een dergelijk moment ingeschreven worden, wordt de bijeenkomst direct afgerond. Een moment met een datum in het verleden, kan na het opslaan niet meer gewijzigd worden.
Reeks aanmaken
Om een reeks aan te maken, volg de de volgende stappen.
Ga naar de tab 'Planning' en klik op 'Toevoegen'.
Vul alle benodigde velden in.
Titel: geef het moment een naam. Deze titel zie je als beheerder terug in de planning-tabel, en als gebruiker bij het inschrijven voor een moment.
Datum: vul de datum van het moment in.
Start- en eindtijd: vul het tijdstip van het moment in.
Trainer: selecteer hier de trainer voor dit moment. Dit moet een bestaande beheerder zijn uit je online academy. De trainer die je hier selecteert, wordt voor de gebruiker getoond in de informatie over het betreffende moment. Je kunt per moment maar één trainer toevoegen.
Vorm: maak hier de keuze of het een fysieke of digitale bijeenkomst betreft.
Locatie of URL: vul voor een fysieke bijeenkomst de locatie in, of voor een digitale bijeenkomst de URL van de online vergadering. Bij een fysieke locatie wordt de locatie getoond in de Google maps integratie.
Aanvullende informatie: Vul hier eventueel meer context en/of opmerkingen in voor de gebruikers.
Inschrijfregels: deze informatie is optioneel, en kan los van elkaar ingevuld worden.
Min. en max. aantal inschrijvingen: geef hier het maximum aantal inschrijvingen aan. Ook kun je met het minimum aantal inschrijvingen aangeven bij hoeveel inschrijvingen het moment doorgaat.
Inschrijfdeadline: de inschrijfdeadline houdt verband met de ingegeven datum van het moment; tot x tijd (uren, dagen, weken, maanden) voor deze datum kunnen gebruikers ingeschreven worden. Als het minimumaantal inschrijvingen niet is behaald voor de inschrijfdeadline, wordt het moment automatisch geannuleerd.
Voeg een tweede moment toe, dit kan op twee manieren:
Klik op 'Nog een moment toevoegen' en vervolgens op 'Ja, maak hier een reeks van'.
Klik rechtsboven in het kader op het dupliceer-icoon van het moment en vervolgens op 'Ja, maak hier een reeks van'. Het huidige moment wordt gedupliceerd. Je kunt van het extra moment zelf de gegevens zoals datum, locatie, etc. aanpassen.
Geef bovenaan in het scherm de reeks een naam.
Maak de reeks aan via de knop 'Bevestigen'.
Handig om te weten!
Bij een reeks wordt een gebruiker ingeschreven voor alle momenten die onder de reeks vallen. De gebruiker volgt de momenten als één traject.
Binnen een reeks kunnen fysieke en digitale momenten gecombineerd worden. Per moment kan een fysieke of digitale locatie toegevoegd worden.
De presentie van gebruikers bij een reeks kan per moment ingevuld worden.
Onder één bijeenkomst kunnen meerdere reeksen vallen. De beheerder schrijft de gebruiker in voor één van de reeksen, of de gebruiker doet dit zelf.
Planning beheer
Op de planning-tab kun je alles regelen rondom momenten en reeksen.
Inzicht in de planning van alle momenten en reeksen. Inclusief informatie over inschrijvingen, trainer, locatie en status.
Maak nieuwe momenten en reeksen aan.
Pas huidige momenten of reeksen aan. Dit doe je door op het icoon van het pennetje in de regel van het moment of de reeks te klikken.
Annuleer momenten of reeksen: je kunt bij het annuleren een reden opgeven. Gebruikers ontvangen hier per mail een bericht over.
Verwijder geannuleerde momenten of reeksen: het moment of de reeks is dan helemaal verwijderd voor beheerder en gebruiker.
Presentie- en wachtlijst beheer
Per moment of reeks kan de presentie en wachtlijst beheerd worden. Klik hiervoor vanuit de planning-tab op het icoontje van het pennetje in de regel van een moment of reeks.
Op de presentielijst-tab kun je aangeven of gebruikers aanwezig of afwezig waren bij het moment of de reeks. Dit kan vanaf de starttijd van het moment of reeks. Bij een reeks kan per moment de presentie ingevuld worden.
Op de wachtlijst-tab zijn de gebruikers te zien die zich voor het moment of de reeks op de wachtlijst gezet hebben. Hier kun je als beheerder hun positie of de wachtlijst veranderen, of een gebruiker helemaal van de wachtlijst verwijderen.
Export maken
In de presentielijst-tab is het mogelijk om een export te maken van de deelnemers die ingeschreven staan voor het moment. Klik rechts op het Download-icoon en maak een keuze om de gehele weergave te downloaden, of alleen het huidige tabel. Daarna kun je de download ophalen in het Downloadcentrum.
Deelnemers
Hier vind je de lijst met alle deelnemers voor deze bijeenkomst.
Je kunt hier ook:
Gebruikers direct inschrijven voor een moment of reeks.
Nieuwe gebruikers inschrijven doe je via de knop 'Toevoegen'. Kies er hierbij voor om de gebruikers direct voor een moment in te schrijven, of schrijf ze enkel in de voor de bijeenkomst, maar nog niet voor een moment. Gebruikers kunnen zich dan zelf voor het gewenste moment inschrijven.
Gebruikers die al voor de bijeenkomst ingeschreven zijn, kun je via de kolom 'Moment' inschrijven voor een bepaald moment of reeks.
Filteren op gebruikers met ingepland moment, zonder ingepland moment, of ingeschreven voor een specifiek moment.
Inzicht krijgen in gebruikers die zichzelf op de wachtlijst hebben gezet, inclusief hun positie op de wachtlijst. In de deelnemerstabel voor een moment kun je de kolom 'Wachtlijst' aanzetten. Als er gebruikers op de wachtlijst staan, zie je dit in deze kolom bij het specifieke moment. Een gebruiker krijgt de mogelijkheid voor de wachtlijst als er geen plek meer beschikbaar is in de geplande momenten. Een gebruiker kan zichzelf voor één moment op de wachtlijst zetten. Als er alsnog een plek beschikbaar komt, wordt de gebruiker automatisch ingeschreven voor het moment. Het beheren van gebruikers die op de wachtlijst staan, kan via de beheer-pagina van het betreffende moment of reeks.
Inzicht krijgen in deelnemers van andere omgevingen: een bijeenkomst kan ook gedeeld zijn met een andere omgeving. Als er vanuit die andere omgeving ook gebruikers zijn ingeschreven, dan zie je boven de deelnemers tabel dat er vanuit die andere omgeving ook nog x aantal gebruikers ingeschreven zijn voor een bepaald moment of reeks.
Instellingen
Stel hier de overige algemene instellingen van de bijeenkomst in.
Instellingen: vul hier de algemene instellingen van deze leeractiviteit aan. Lees hier wat deze instellingen precies inhouden.
Notificaties: vul hier de e-mailadressen in van mensen die notificaties moeten ontvangen over deze bijeenkomst. Zij zullen meldingen ontvangen over nieuwe inschrijvingen voor momenten of reeksen, geannuleerde momenten of reeksen en als het minimaal aantal deelnemers nog niet bereikt is voor de inschrijfdeadline van een moment of reeks.
Afronding: geef hier aan wanneer de bijeenkomst afgerond mag worden voor de gebruikers. Dit kan automatisch gebeuren nadat de bijeenkomst voorbij is, of op basis van de ingevulde presentie. Bij de optie 'Automatisch na verstrijken datum moment' is de bijeenkomst automatisch afgerond nadat de dag waarop het moment valt voorbij is. Bij de optie 'Handmatig op basis van aanwezigheid' wordt de bijeenkomst pas afgerond als de aanwezigheid op 'Ja' is gezet. Het invullen van de aanwezigheid kan vanaf de starttijd van het moment.
Analytics
Hier vind je gegevens over het gebruik van deze leeractiviteit. In dit artikel kun je meer lezen over de analytics.
Inzicht in aankomende bijeenkomsten
Op het beheerdersdashboard heb je inzicht in alle aankomende bijeenkomsten. Daar zie je ook hoeveel inschrijvingen er zijn, en of er een inschrijfdeadline aan zit te komen.
Hoe werken bijeenkomsten voor gebruikers?
Als gebruikers ingeschreven zijn voor een bijeenkomst, kunnen ze de bijeenkomst terugvinden op hun dashboard of bij 'Mijn groei' onder 'Mijn bijeenkomsten'. Ze kunnen vanuit beide plekken doorklikken naar de detailpagina van de bijeenkomst. Hieronder lees je welke functionaliteiten deze detailpagina biedt.
Wanneer ze zelf mogen beslissen aan welke bijeenkomsten ze willen deelnemen, zul je de bijeenkomst eerst aan een collectie moeten toevoegen. Op die manier wordt de bijeenkomst beschikbaar in de Bibliotheek.
Wat kunnen gebruikers doen op de detailpagina van een bijeenkomst?
Gebruikers kunnen zich inschrijven één moment of reeks. Dit kunnen ze doen via een lijstweergave of via een kalenderweergave. Heeft een beheerder de gebruiker al ingeschreven voor een moment of reeks? Dan kan de gebruiker zelf niet meer kiezen.
Als er geen plekken beschikbaar zijn in de geplande momenten of reeksen, dan kan de gebruiker zich voor één moment of reeks op de wachtlijst plaatsen. Hij wordt dan automatisch alsnog ingeschreven voor de het moment of de reeks als er een plek beschikbaar komt. Hier krijgt de gebruiker ook een mail en notificatie over.
Meer informatie vinden over de betreffende bijeenkomst (moment of reeks), bijvoorbeeld wie de trainer is, wat de locatie is en of er iets voorbereid moet worden. Ook ziet de gebruiker of er nog plek is, en wat de inschrijfdeadline is.
De bijeenkomst toevoegen aan hun persoonlijke agenda (iCal).
Notificaties van bijeenkomsten
Wanneer de gebruiker is ingeschreven voor de bijeenkomst zal hij op sommige momenten een notificatie per e-mail en in de academy ontvangen. Dit gebeurt in de volgende situaties:
Wanneer de gebruiker wordt ingeschreven voor de bijeenkomst (met of zonder toewijzing aan moment of reeks).
Wanneer een gebruiker zich op de wachtlijst had gezet voor een moment of reeks, en hierna automatisch alsnog wordt ingeschreven voor het moment of de reeks omdat er een plek beschikbaar is gekomen. Dit wordt ook doorgevoerd in de agenda van de gebruiker.
Wanneer de gebruiker wordt toegevoegd aan een moment of reeks, verwijderd wordt uit een moment of reeks of verplaatst wordt van moment of reeks A naar moment of reeks B. Dit wordt ook doorgevoerd in de agenda van de gebruiker.
Bij wijzigingen van tijden/data binnen het moment of de reeks waarvoor de gebruiker is ingeschreven. Als de bijeenkomst bij inschrijving voor het moment automatisch in de agenda van de gebruiker werd gezet, wordt deze wijziging ook doorgevoerd in de agenda van de gebruiker.
Het systeem annuleert een moment of reeks (bijvoorbeeld bij te weinig inschrijvingen). De bijeenkomst wordt hiermee ook verwijderd uit de agenda van de gebruiker.
Een beheerder annuleert een moment of reeks. De beheerder kan een reden opgeven bij annulering en de gebruiker ontvangt deze per e-mail. De bijeenkomst wordt hiermee ook verwijderd uit de agenda van de gebruiker.
Een bijeenkomst heeft al plaatsgevonden en de beheerder heeft deze achteraf aangemaakt in de academy en de gebruiker er voor geregistreerd.