Een bijeenkomst in de online academy is een online of offline contactmoment. Je kunt dit moment inplannen via de online academy. Gebruikers kunnen vervolgens ingeschreven worden voor een bijeenkomst, en bijeenkomsten kunnen bijvoorbeeld ook in een Learning Playlist geplaatst worden.

Lees hier hoe bijeenkomsten werken voor gebruikers.

Hoe creëer ik een bijeenkomst?

Ga via de menubalk naar 'Cursussen'.
Klik op 'Toevoegen'.
Kies voor leeractiviteit 'Bijeenkomst' en klik op 'Fysieke Bijeenkomst' of 'Digitale Bijeenkomst'.
Voeg de algemene informatie toe. Vul de titel, studietijd, thema('s), skill(s) en eventueel een beschrijving in. Klik daarna op 'Maak nieuwe leeractiviteit aan'.
- Titel. Geef de bijeenkomst een titel, zodat je deze gemakkelijk terug kunt vinden in de bibliotheek.
- Auteur.
- Studietijd. Hier kan je een indicatie van de studietijd opgeven.
- Thema's. Voeg minstens één thema toe.
- Beschrijving. Hier kun je aanvullende informatie over de leeractiviteit toevoegen. Bijvoorbeeld het voornaamste doel ervan.
- Skills. Voeg hier maximaal vijf skills toe die je ontwikkelt met deze leeractiviteit. Dit is optioneel.

Een bijeenkomst inrichten

Zodra de leeractiviteit is opgeslagen, zullen er verschillende tabbladen ontstaan. Wat je bij deze tabbladen kan doen, lees je hieronder:

Sessies: Hier maak je de sessies aan die horen bij de bijeenkomst:
- Maak nieuwe sessies aan.
- Pas huidige sessies aan.
- Annuleer sessies; je kunt bij het annuleren een reden opgeven. Gebruikers ontvangen hier per mail een bericht over.
- Verwijder geannuleerde sessies. De sessie is dan helemaal verwijderd voor beheerder en gebruiker.
Deelnemers: Hier vind je de lijst met alle deelnemers voor deze bijeenkomst per sessie. Je kunt hier ook:
- Gebruikers direct inschrijven voor sessies.
- Export maken van de gebruikers van deze bijeenkomst, met alle sessies.
- Aanwezigheid van gebruikers registreren. Je kunt in de kolom 'Aanwezig' aangeven of iemand wel of niet aanwezig was tijdens de sessie.
- Filteren op gebruikers met sessie, zonder sessie, of ingeschreven voor een specifieke sessie.
- Inzicht in gebruikers die zichzelf op de wachtlijst hebben gezet, inclusief hun positie op de wachtlijst. Een gebruiker heeft die mogelijkheid als er geen plek meer beschikbaar is in de geplande sessies. Een gebruiker kan zichzelf voor één sessie op de wachtlijst zetten. Als er alsnog een plek beschikbaar komt, wordt de gebruiker automatisch ingeschreven voor de sessie.
- Een bijeenkomst kan ook gedeeld zijn met een andere omgeving. Als er vanuit die andere omgeving ook gebruikers zijn ingeschreven, dan zie je boven de deelnemers tabel dat er vanuit die andere omgeving ook nog x aantal gebruikers ingeschreven zijn voor een bepaalde sessie.

Instellingen: Stel hier de overige instellingen in van de bijeenkomst. Extra opties die je hier hebt:
- Instellingen: Vul hier de algemene instellingen van deze leeractiviteit aan.
- Notificaties: Vul hier de e-mailadressen in die notificaties moeten ontvangen over deze bijeenkomst. Zij zullen meldingen ontvangen over nieuwe inschrijvingen voor sessies en geannuleerde sessies.
- Afronding: Geef hier aan wanneer de bijeenkomst afgerond mag worden voor de gebruikers. Is dit nadat de bijeenkomst voorbij is, of op basis van de ingevulde presentie. Bij de optie 'Automatisch na verstrijken sessiedatum' is de bijeenkomst automatisch afgerond nadat de dag waarop de sessie valt voorbij is. Bij de optie 'Handmatig op basis van aanwezigheid' wordt de bijeenkomst pas afgerond als de aanwezigheid op 'Ja' is gezet.
Analytics: Hier vind je gegevens over het gebruik van deze leeractiviteit. In dit artikel kun je meer lezen over de analytics.

Hoe werkt de fysieke bijeenkomst?

Om bij de fysieke bijeenkomst data toe te voegen, ga je naar het tabblad 'Sessies'. Maak hier een sessie aan. Per sessie kan je de volgende details toevoegen:

Plaatsen
Geef hier aan hoeveel plaatsen er zijn en bij hoeveel inschrijvingen de sessie doorgaat. De inschrijfdeadline houdt verband met de ingegeven datum van de sessie; tot x tijd voor deze datum kan ingeschreven worden.
Data
Geef één of meerdere dagen met tijdstippen in. Op deze manier kan je een bijeenkomst aanmaken waarbij een gebruiker op meerdere momenten / dagen aanwezig moet zijn.
Aanvullende informatie
Vul hier eventueel meer context en/of opmerkingen in voor de gebruikers.
Trainer
Selecteer hier de trainer voor deze sessie. Dit moet een bestaande beheerder zijn uit je online academy. De trainer die je hier selecteert, wordt voor de gebruiker getoond in de informatie over de betreffende sessie.
Locatie
Vul hier de locatie van de training in. Je krijgt bij het veld 'Locatie' suggesties vanuit Google; het adres wordt daarna automatisch aangevuld.

Hoe werkt de digitale bijeenkomst?

Om bij de digitale bijeenkomst data toe te voegen, ga je naar het tabblad 'Sessies'. Maak hier een sessie aan. Per sessie kan je de volgende details invullen:

Plaatsen
Geef hier aan hoeveel plaatsen er zijn en bij hoeveel inschrijvingen de sessie doorgaat. De inschrijfdeadline houdt verband met de ingegeven datum van de sessie; tot x tijd voor deze datum kan ingeschreven worden.
Data
Geef één of meerdere dagen met tijdstippen in. Op deze manier kan je een bijeenkomst aanmaken waarbij een gebruiker op meerdere momenten / dagen aanwezig moet zijn.
Aanvullende informatie
Vul hier eventueel meer context en/of opmerkingen in voor de gebruikers.
Trainer
Selecteer hier de trainer voor deze sessie. Dit moet een bestaande beheerder zijn uit je online academy. De trainer die je hier selecteert, wordt voor de gebruiker getoond in de informatie over de betreffende sessie.
URL
Vul hier de URL in van de videoconferencing-tool.

Inzicht in aankomende bijeenkomsten

Op beheerdersdashboard, heb je inzicht in alle aankomende bijeenkomsten. Daar zie je ook hoeveel inschrijvingen er zijn, en of er een inschrijfdeadline aan zit te komen.

Hoe kan ik bijeenkomsten inzetten in mijn online academy?

Met fysieke bijeenkomsten kun je bijvoorbeeld workshops, sessies of één-op-één gesprekken inplannen. Met digitale bijeenkomsten kun je bijvoorbeeld virtual classrooms, webinars of online coachingsgesprekken inplannen. Door bijeenkomsten in een Learning Playlist te bundelen met andere leeractiviteiten kan je eenvoudig een afwisselend leertraject maken.