Op verschillende momenten worden er vanuit de online academy automatische mails verstuurd naar beheerders, gebruikers en managers. Beheerders ontvangen daarnaast in bepaalde situaties ook een notificatie in het platform. In dit artikel wordt uitgelegd welke mails en notificaties er naar beheerders verstuurd worden, en in welke situatie.
Ben je op zoek naar informatie over automatische mails en notificaties naar gebruikers en managers? Die vind je in dit artikel.
De inhoud van deze mails kun je niet zelf aanpassen. Voor één mail kan dat wel:
Uitnodiging beheerder
Notificaties en mails beheren
Als beheerder kun je via je profiel instellen welke berichtgeving je wil ontvangen. Per soort berichtgeving kan aangegeven worden of er notificaties, mails of beide verstuurd worden.
Let op!
Mails worden alleen verstuurd als in de instellingen van de online academy het schuifje 'Automatische e-mails versturen' aan staat.
Notificaties worden altijd verstuurd, als de beheerder dit zo ingesteld heeft.
Overzicht mails en notificaties
Beheerder
Alleen mail
Uitnodiging: de beheerder is toegevoegd aan de online academy. Er is ingesteld dat er een uitnodiging verstuurd moet worden. De mail wordt gestuurd als de beheerder de status 'Actief' heeft. De mail wordt 30 minuten na het toevoegen van de beheerder verstuurd.
Herinnering uitnodiging: de beheerder heeft een uitnodiging ontvangen voor de online academy, maar nog geen wachtwoord aangemaakt. Deze mail wordt 3 dagen en 10 dagen na de eerste uitnodiging verstuurd.
Wachtwoord vergeten: de beheerder klikt op de inlogpagina op 'Wachtwoord vergeten' en vult het e-mailadres in. Reset-mails worden alleen verstuurd als het account actief is.
Account geblokkeerd: de beheerder heeft 3 inlogpogingen gedaan met de verkeerde inloggegevens. Daardoor is het account van de beheerder geblokkeerd en kan deze niet meer inloggen. De blokkade wordt opgeheven als de beheerder het wachtwoord opnieuw instelt.
Nieuwe registratie moment: er is een nieuwe inschrijving op een moment. Deze mails worden per moment per uur gebundeld verstuurd. Als er meerdere registratie binnen één uur gedaan worden voor hetzelfde moment, dan worden deze gebundeld in één mail.
Voorwaarde: het e-mailadres van de beheerder is in de instellingen van de bijeenkomst ingevuld bij 'Notificaties beheren'.Uitschrijving voor moment: een gebruiker heeft zichzelf uitgeschreven voor een moment.
Voorwaarde: het e-mailadres van de beheerder is in de instellingen van de bijeenkomst ingevuld bij 'Notificaties beheren'.
Moment automatisch geannuleerd: een moment van een bijeenkomst is automatisch geannuleerd wegens te weinig aanmeldingen.
Voorwaarde: het e-mailadres van de beheerder is in de instellingen van de bijeenkomst ingevuld bij 'Notificaties beheren'.Minimale aantal inschrijvingen moment nog niet bereikt: een moment van een bijeenkomst heeft een minimum aantal deelnemers en een deadline. Als het minimale aantal deelnemers 7 dagen voor de deadline nog niet is bereikt, ontvangt de beheerder hier een mail over. Als de moment geen ingestelde deadline heeft, dan is de deadline 7 dagen voor de datum van het moment.
Voorwaarde: het e-mailadres van de beheerder is in de instellingen van de bijeenkomst ingevuld bij 'Notificaties beheren'.Nieuwe aanmelding voor wachtlijst: een gebruiker heeft zichzelf voor een moment op de wachtlijst gezet.
Voorwaarde: het e-mailadres van de beheerder is in de instellingen van de bijeenkomst ingevuld bij 'Notificaties beheren'.
Nieuwe aanmelding voor interesselijst: een gebruiker heeft zichzelf voor de bijeenkomst op de interesselijst gezet.
Voorwaarde: het e-mailadres van de beheerder is in de instellingen van de bijeenkomst ingevuld bij 'Notificaties beheren'.
Mail en notificatie
Inleveropdracht ingeleverd: een gebruiker heeft een inleveropdracht (die door een beheerder beoordeeld moet worden) ingeleverd.
Openstaande beoordelingen: een gebruiker heeft een aanvraag gedaan voor een certificaat (in kwalificatie of extern examen), kwalificatie, leeractiviteit of portfolio-item. Deze aanvraag moet nog beoordeeld worden.
Trainer
Mail en notificatie
Gekoppeld als trainer: een beheerder heeft de trainer als trainer aan een moment van een bijeenkomst gekoppeld. In de mail staat de titel van de bijeenkomst en het moment waar de trainer aan gekoppeld is. Deze mail ontvangt de trainer niet als hij de koppeling zelf heeft gemaakt.
Er is iets gewijzigd in een moment: de trainer is gekoppeld aan een moment van een bijeenkomst. Hierin is een wijziging geweest, bijvoorbeeld in de tijd en/of datum. In het bericht staat de naam van de bijeenkomst en de datum, tijd en locatie van het moment. Deze mail ontvangt de trainer niet als hij de wijziging zelf heeft gemaakt.
Verplaatst van moment: de trainer was gekoppeld aan een moment van een bijeenkomst, en wordt door een beheerder gekoppeld aan een ander moment. In het bericht staat de naam van de bijeenkomst en de datum en tijd van het oude en nieuwe moment waar de trainer aan gekoppeld is. Deze mail ontvangt de trainer niet als hij de wijziging zelf heeft gemaakt.
Moment geannuleerd: de trainer was gekoppeld aan een moment van een bijeenkomst. Dit moment is geannuleerd door de beheerder of automatisch door het systeem wegens te weinig inschrijvingen. In het bericht staat de naam van de bijeenkomst en de datum met tijdstip van het moment dat geannuleerd is. Daarnaast wordt de reden genoemd als de beheerder deze heeft opgegeven.
Uitschrijving voor moment: een gebruiker heeft zichzelf uitgeschreven voor een moment.