Voordat je een gebruiker toevoegt, is het belangrijk om je organisatiestructuur op orde te hebben. Hoe je de organisatiestructuur inricht, lees je hier. Zodra je dit hebt gedaan, kun je gemakkelijk één of meerdere gebruikers tegelijkertijd aanmaken. Lees hieronder hoe je snel een individuele gebruiker toevoegt en hoe je in één keer een grote groep gebruikers toevoegt.
Een individuele gebruiker toevoegen
Zo voeg je eenvoudig een nieuwe gebruiker toe aan je online academy:
Klik links in de menubalk op 'Gebruikers'. Klik vervolgens op de '+' rechtsboven.
Persoonsgegevens: Vul het personeelsnummer, de naam, het e-mailadres en de taal van de gebruiker in. In plaats van een personeelsnummer kan ook een relatie- of klantnummer gebruikt worden. Als er meerdere talen geactiveerd zijn in de online academy, kun je hier ook de taal van de gebruiker selecteren.
Organisatiegegevens: Vul aan de rechterkant de organisatiegegevens in. Hierbij zijn het bedrijf en de afdeling verplichte velden om in te vullen. Daarom is het belangrijk dat de organisatiestructuur op orde is voordat je aan de slag gaat met het toevoegen van gebruikers.
Team, kostenplaats en functie: Het team, de kostenplaats en de functie zijn optioneel binnen de organisatiegegevens. Met het invulveld 'Team' zorg je ervoor dat leeractiviteiten die aan een team gekoppeld zijn automatisch worden toegewezen aan de gebruikers in dat team. Via het invulveld 'Kostenplaats' kun je bijvoorbeeld regelen waar de interne rekening binnen de organisatie heen moet. Met het invulveld 'Functie' kun je ervoor zorgen dat leeractiviteiten die aan een functie gekoppeld zijn, automatisch worden toegewezen aan de gebruiker(s) met die functie.
Status: Stel rechtsonder de status in:
Als een gebruiker nog nooit gebruik heeft gemaakt van de online academy, zet dan nooit de toggle 'Akkoord gebruikersvoorwaarden' aan. De gebruiker moet deze eerst nog lezen en accepteren. Je zet deze toggle alleen aan als je een gebruiker eventueel had verwijderd en weer opnieuw hebt toegevoegd.
Zet de gebruiker op actief als je wil dat de gebruiker kan inloggen. Wil je een gebruiker tijdelijk op non-actief zetten? Dit kan natuurlijk ook.
Verder kun je aangeven of iemand een manager is. Dit geeft deze gebruiker meer rechten.
Tot slot zet je de toggle 'Uitnodiging versturen' aan, zodat de gebruiker per e-mail een uitnodiging krijgt om een wachtwoord in te stellen.
Tip!
Alle gebruikers komen in het gebruikersoverzicht te staan. Door in het gebruikersoverzicht op de titel boven een kolom te klikken, kun je zoeken in die kolom.
Gebruikers in bulk toevoegen
Heb je meerdere gebruikers die je tegelijkertijd wil toevoegen aan je online academy? Dan kun je de importfunctie gebruiken. Volg hiervoor de volgende stappen:
Let op!
Het is belangrijk dat het bedrijf, de afdeling en eventueel de functie, teams en groepen al bestaan in de online academy. Deze moeten eerst aangemaakt worden via 'Organiseren' voordat hier gebruikers aan gekoppeld kunnen worden.
Als hetgeen dat ingevuld is in deze kolom niet overeenkomt met wat bekend is in de online academy, wordt deze persoon niet geïmporteerd.
Klik links in de menubalk op 'Gebruikers'.
Klik op het upload-icoon rechtsboven.
Kies de soort import die je wil uitvoeren - in dit geval 'Gebruikers toevoegen en updaten'.
Klik op 'Volgende' en download het template. Zo weet je zeker dat je de juiste gegevens invult en uploadt.
Vul alle gegevens van de gebruikers in in het template. Lees hieronder per kolom wat je moet invullen en of het verplicht is.
Gebruiker ID (verplicht)
Vul hier het gebruiker ID in. Dit kan een personeelsnummer zijn, of een ander uniek ID voor de gebruiker.
E-mail (verplicht)
Vul hier het e-mailadres van de gebruiker in. Het e-mailadres is nodig om mee in te loggen en om communicatie op te ontvangen.
Voornaam (verplicht)
Vul de voornaam van de gebruiker in.
Tussenvoegsel
Vul het eventuele tussenvoegsel van de gebruiker in.
Achternaam (verplicht)
Vul de achternaam van de gebruiker in.
Bedrijf (verplicht)
Vul de bedrijfsnaam in. Zorg ervoor dat het bedrijf al gedefinieerd is in de online academy bij 'Organiseren'.
Afdeling (verplicht)
Vul de afdeling in. Zorg ervoor dat de afdeling al gedefinieerd is in de online academy bij 'Organiseren'.
Teams
Vul hier de naam van het team in zoals die bij 'Organiseren' is gedefinieerd. Gebruikers kunnen aan meerdere teams toegevoegd worden. Onderscheid deze teams dan van elkaar met een komma. Bijvoorbeeld: Team X, Team Y, Team Z.
Groepen
Vul hier de naam van de groep in zoals die bij 'Organiseren' is gedefinieerd. Gebruikers kunnen aan meerdere groepen toegevoegd worden. Onderscheid deze groepen dan van elkaar met een komma. Bijvoorbeeld: Groep X, Groep Y, Groep Z.
Functies
Vul de functie(s) van de gebruiker in. Zorg ervoor dat de functies al gedefinieerd zijn in de online academy bij 'Organiseren'. Gebruikers kunnen ook aan meerdere functies toegevoegd worden. Onderscheid deze functies dan van elkaar met een komma. Bijvoorbeeld: Functie X, Functie Y, Functie Z.
Kostenplaats
Vul de kostplaats in waar de facturatie intern naartoe moet. Dit is alleen voor eigen administratie.
Manager
Vul hier het e-mailadres in van de manager van deze gebruiker. Gebruikers kunnen ook meerdere managers hebben. Onderscheid de e-mailadressen dan van elkaar door een komma.Actief
Selecteer de 'x' in de dropdown om aan te geven dat deze persoon actief moet zijn binnen de online academy. Een actieve gebruiker kan inloggen in de online academy.
Taal (verplicht)
Selecteer in de dropdown de gewenste taalinstelling bij de gebruiker. Let op dat deze taal wel actief moet zijn in de online academy. Standaard staat Nederlands als taal ingesteld. Andere talen activeren kan via de taalinstellingen.
Uitnodiging versturen
Selecteer de 'x' in de dropdown om aan te geven dat deze persoon een uitnodiging moet ontvangen. Wil je dat de nieuwe gebruikers nog geen uitnodiging ontvangen, laat deze cel dan leeg. Lees hier hoe je ze later alsnog een uitnodiging stuurt.
Sla het bestand op en upload het bestand. Het is alleen mogelijk om een bestand in Excel formaat te uploaden. Het bestand wordt gecontroleerd op eventuele fouten.
Voordat je het bestand definitief importeert, krijg je nog een laatste check te zien. Hier zie je hoeveel gebruikers worden toegevoegd, wie niet kan worden toegevoegd en welke regels eventueel niet geïmporteerd kunnen worden. Tevreden? Kies dan 'Start import' onderaan het scherm.
Na de import wordt automatisch een e-mail verstuurd naar de gebruikers als je de optie 'Uitnodiging versturen' hebt aangevinkt.
Let op
Om een manager aan een gebruiker te kunnen koppelen, moet de manager al bekend zijn in de academy (als gebruiker). Als dit nog niet het geval is, zul je eerst de gebruikers moeten importeren. Via een tweede import kun je vervolgens managers aan de gebruikers koppelen. Via deze tweede import wordt van de betreffende gebruikers een manager gemaakt, en krijgen deze managers managementrechten over de gekoppelde gebruikers.