Ga via het menu naar 'Gebruikers'.

Maak een export van de gebruikers. Je kunt de hele tabel exporteren, of alleen de huidige weergave op basis van de filters die je aan hebt staan. De gegevens in deze export gebruik je later om het import bestand mee te vullen.

Klik op het upload icoon rechtsboven op de gebruikerspagina.

Kies de actie die je wil doen, in dit geval 'Nieuwe & geüpdatete gebruikers uploaden'.

Klik op 'Volgende' en download het template. Zo weet je zeker dat je de juiste gegevens invult en uploadt.

Vul alle gegevens van de gebruikers in in het template. Voor de gegevens die ongewijzigd blijven, kun je de data uit het export bestand dat je gemaakt hebt gebruiken. Lees hieronder per kolom wat je moet invullen en of het verplicht is.

Let op: als je een kolom die niet verplicht is leeg laat, dan wordt dit door de import ook gezien als een wijziging. Stel een gebruiker is gekoppeld aan 'Team a' en in het import bestand voor de update laat je deze kolom leeg, dan is de gebruiker na de import niet meer aan 'Team a' gekoppeld.

a. Personeelsnummer (verplicht)

Vul hier het personeelsnummer in.

b. Voornaam (verplicht)

Vul de voornaam van de gebruiker in.

c. Tussenvoegsel

Vul het tussenvoegsel van de gebruiker in.

d. Achternaam (verplicht)

Vul de achternaam van de gebruiker in.

e. Emailadres (verplicht)

Vul hier het e-mailadres van de gebruiker in.

f. Bedrijf (verplicht)

Vul de bedrijfsnaam in. Zorg ervoor dat het bedrijf al gedefinieerd is in de online academy bij de 'Organisatiestructuur'. Als hetgeen dat ingevuld is in deze kolom niet overeenkomt met wat bekend is in de online academy, wordt deze persoon niet geïmporteerd.

g. Afdeling (verplicht)

Vul de afdeling in. Zorg ervoor dat de afdeling al gedefinieerd is in de online academy bij de 'Organisatiestructuur'. Als hetgeen dat ingevuld is in deze kolom niet overeenkomt met wat bekend is in de online academy, wordt deze persoon niet geïmporteerd.

h. Functie(s)

Vul de functie(s) in. Zorg ervoor dat de functies al gedefinieerd zijn in de online academy bij de 'Organisatiestructuur'. Gebruikers kunnen ook aan meerdere functies toegevoegd worden. Onderscheid deze functies dan met een komma. Bijvoorbeeld: Functie X, Functie Y, Functie Z.

i. Kostenplaats

Vul de kostplaats in waar de facturatie intern naartoe moet. Dit is alleen voor eigen administratie.

j. Uitnodiging versturen

Selecteer de 'x' in de dropdown om aan te geven dat deze persoon een uitnodiging moet ontvangen. Wil je dat de nieuwe gebruikers geen (nieuwe) uitnodiging ontvangen, laat deze cel dan leeg. Lees hier hoe je ze later alsnog een uitnodiging stuurt.

k. Actief

Selecteer de 'x' in de dropdown om aan te geven dat deze persoon actief moet zijn binnen de omgeving. Een actieve gebruiker kan inloggen in de online academy.

l. Taal (verplicht)
Selecteer in de dropdown de gewenste taalinstelling bij de gebruiker. Let op dat deze taal wel actief moet staan in de leeromgeving. Standaard staat Nederlands als taal ingesteld, en zijn de andere talen niet beschikbaar. Het toevoegen van talen kun je aanvragen via support@rakoo.com.

m. Teams
Vul hier de naam van het team in zoals die bij 'Organisatiestructuur' is gedefinieerd. Gebruikers kunnen ook aan meerdere teams toegevoegd worden. Onderscheid deze teams dan met een komma. Bijvoorbeeld: Team X, Team Y, Team Z.

n. Managers
Vul hier het e-mailadres in van de manager van deze gebruiker. Gebruikers kunnen ook meerdere managers hebben. Onderscheid de e-mailadressen dan door een komma.

Sla het bestand op en upload het bestand. Het is alleen mogelijk om een bestand in Excel formaat te uploaden. Het bestand wordt gecontroleerd op eventuele fouten.

Voordat je het bestand definitief importeert, krijg je nog een laatste check te zien. Hier zie je hoeveel gebruikers worden geüpdatet, hoeveel gebruikers er nieuw worden toegevoegd en welke regels eventueel niet geïmporteerd kunnen worden. Tevreden? Kies dan 'Start import' onderaan het scherm.