Binnen de online academy pas je gemakkelijk de organisatiestructuur aan, zodat deze past bij de structuur van je organisatie.
Wat is de organisatiestructuur?
De organisatiestructuur is bedoeld om medewerkers in te delen in het bedrijf en de afdeling waar ze bij horen. Met teams of groepen zijn medewerkers nog specifieker in te delen. Daarnaast kun je hier de bestaande functies binnen je organisatie specificeren. Aan de onderdelen uit de organisatiestructuur kunnen leeractiviteiten toegewezen worden, zodat alle gebruikers in het bedrijf, de afdeling, het team, de groep of met een bepaalde functie automatisch worden ingeschreven voor die leeractiviteiten.
Verderop in dit artikel leggen we verder uit wat de functionaliteiten zijn van de verschillende onderdelen die je aan de organisatiestructuur kunt toevoegen.
We raden aan om de organisatiestructuur direct tijdens de implementatie in te richten. Op die manier kun je gemakkelijker gebruikers toevoegen en wijzigen, overzicht houden in leeractiviteiten, rapportages beter analyseren en de managementstructuur inrichten.
Hoe voeg ik een organisatiestructuur onderdeel toe?
Om een bedrijf, team of ander onderdeel toe te voegen aan je organisatiestructuur, ga je naar 'Organiseren' links in beeld. Klik vervolgens op het juist tabblad en klik op de '+' om een onderdeel toe te voegen. Geef het onderdeel een naam en sla de wijzigingen op met de knop onderaan.
Onderdelen van de organisatiestructuur
Bedrijven
Bedrijven en afdelingen zijn de bovenste lagen van je organisatiestructuur. Aan een bedrijf is altijd een afdeling gekoppeld. Er kunnen ook meerdere afdelingen onder een bedrijf vallen. Een gebruiker is altijd gekoppeld aan een bedrijf en afdeling.
Afdelingen. Koppel afdelingen aan een bedrijf, zodat je weet welke afdeling bij welk bedrijf hoort.
Analyse. Bedrijven zie je terug in rapportages en tabellen. Bijvoorbeeld via Mijn Team. Dit helpt met het analyseren van het gebruik van de academy.
Toewijzen. Je kan leeractiviteiten toewijzen aan een bedrijf. Op deze manier worden alle gebruikers van dat bedrijf automatisch ingeschreven voor deze specifieke leeractiviteit(en). Daarnaast kun je kwalificaties toewijzen aan een bedrijf om ervoor te zorgen dat gebruikers van dat bedrijf de juiste certificeringen kunnen behalen.
Managers. Bedrijven helpen je de managementstructuur in te richten. Via de Managementrechten tab van een individuele manager kan een manager gekoppeld worden aan een bedrijf. Via de Managers tab van een bedrijf is inzichtelijk welke managers toegang hebben tot het bedrijf. Daarnaast kunnen hier managers toegevoegd en verwijderd worden. Dit moeten al bestaande managers zijn.
Gebruikers. Via de Gebruikers tab van een bedrijf is inzichtelijk welke gebruikers en onder het bedrijf vallen. Het is niet mogelijk om hier gebruikers toe te voegen of te verwijderen. Dit kan wel via Gebruikers in het menu links in beeld.
Afdelingen
Bedrijven en afdelingen zijn de bovenste lagen van je organisatiestructuur. Aan een bedrijf is altijd een afdeling gekoppeld. Er kunnen ook meerdere afdelingen onder een bedrijf vallen. Een gebruiker is altijd gekoppeld aan een bedrijf en afdeling.
Analyse. Afdelingen zie je terug in rapportages en tabellen. Bijvoorbeeld via Mijn Team. Dit helpt met het analyseren van het gebruik van de academy.
Toewijzen. Je kan leeractiviteiten toewijzen aan een afdeling. Op deze manier worden alle gebruikers van die afdeling automatisch ingeschreven voor deze specifieke leeractiviteit(en). Daarnaast kun je kwalificaties toewijzen aan een afdeling om ervoor te zorgen dat gebruikers van die afdeling de juiste certificeringen kunnen behalen.
Managers. Afdelingen helpen je de managementstructuur in te richten. Via de Managementrechten tab van een individuele manager kan een manager gekoppeld worden aan een afdeling. Via de Managers tab van een afdeling is inzichtelijk welke managers toegang hebben tot het bedrijf. Daarnaast kunnen hier managers toegevoegd en verwijderd worden. Dit moeten al bestaande managers zijn.
Gebruikers. Via de Gebruikers tab van een afdeling is inzichtelijk welke gebruikers en onder de afdeling vallen. Via de '+' rechts boven kunnen gebruikers toegevoegd worden aan de afdeling. Dit moeten al bestaande gebruikers zijn. Het is niet mogelijk om hier gebruikers te verwijderen. Dit kan wel via Gebruikers in het menu links in beeld.
Teams
Door middel van teams kun je een verdere gelaagdheid in je organisatiestructuur aanbrengen. Teams kun je flexibel inzetten, omdat ze niet gelinkt zijn aan afdelingen en bedrijven en gebruikers in meerdere teams kunnen zitten. In tegenstelling tot bedrijven en afdelingen, is het toevoegen van een gebruiker aan een team optioneel.
Analyse. Teams zie je terug in rapportages en tabellen. Bijvoorbeeld via Mijn Team. Dit helpt met het analyseren van het gebruik van de academy.
Toewijzen. Je kan leeractiviteiten toewijzen aan een team. Op deze manier worden alle gebruikers van uit dat team automatisch ingeschreven voor deze specifieke leeractiviteit(en). Daarnaast kun je kwalificaties toewijzen aan een team om ervoor te zorgen dat gebruikers uit dat team de juiste certificeringen kunnen behalen.
Managers. Teams helpen je de managementstructuur in te richten. Via de Managementrechten tab van een individuele manager kan een manager gekoppeld worden aan een team. Via de Managers tab van een team is inzichtelijk welke managers toegang hebben tot het bedrijf. Daarnaast kunnen hier managers toegevoegd en verwijderd worden. Dit moeten al bestaande managers zijn. Teams zijn niet gekoppeld aan bedrijven en afdelingen. Je kunt deze flexibel inzetten in je managementstructuur.
Gebruikers. Via de Gebruikers tab van een team is inzichtelijk welke gebruikers en onder de afdeling vallen. Via de '+' rechts boven kunnen gebruikers toegevoegd worden aan het team. Dit moeten al bestaande gebruikers zijn. Daarnaast kunnen met het icoontje van de prullenbak gebruikers verwijderd worden uit het team. Gebruikers aan een team toevoegen kan ook bij het toevoegen of updaten van gebruikers.
Functies
Door middel van functie kun je een verdere gelaagdheid in je organisatiestructuur aanbrengen. Functies kun je flexibel inzetten, omdat ze niet gelinkt zijn aan afdelingen en bedrijven en gebruikers meerdere functies kunnen hebben. Functies staan ook buiten de managementstructuur. In tegenstelling tot bedrijven en afdelingen, is het toewijzen van een functie aan een gebruiker optioneel.
Analyse. Functies zie je terug in rapportages en tabellen. Bijvoorbeeld via Mijn Team. Dit helpt met het analyseren van het gebruik van de academy.
Toewijzen. Je kan leeractiviteiten toewijzen aan een functie. Op deze manier worden alle gebruikers met die functie automatisch ingeschreven voor deze specifieke leeractiviteit(en). Daarnaast kun je kwalificaties toewijzen aan een team om ervoor te zorgen dat gebruikers uit dat team de juiste certificeringen kunnen behalen.
Skills. Je kunt skills toewijzen aan een functie. Op die manier krijgen alle gebruikers met die functie de betreffende skill automatisch te zien in hun skill overzicht.
Gebruikers. Via de Gebruikers tab van een team is inzichtelijk welke gebruikers deze functie hebben. Via de '+' rechts boven kunnen gebruikers toegevoegd worden aan de functie. Dit moeten al bestaande gebruikers zijn. Daarnaast kunnen met het icoontje van de prullenbak gebruikers verwijderd worden uit de functie. Gebruikers aan een funtie toevoegen kan ook bij het toevoegen of updaten van gebruikers.
Groepen
Groepen kun je gebruiken om gebruikers los van de vaste organisatiestructuur in te delen in een (tijdelijke) groep. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een traineegroep, onboardingsprogramma voor een groep nieuwe medewerkers of een management development programma.
Gebruikers. Via de Gebruikers tab van een groep kun je gebruikers toevoegen aan de groep en zien welke gebruikers er in de groep zitten.
Begeleiders. Aan een groep kun je begeleiders toevoegen. Dit kunnen zowel beheerders als managers zijn. De begeleiders hebben vanaf dat moment toegang tot de learning analytics van de gebruikers in de groep.
Begeleiders voor de hele groep
Via de tab Begeleiders kun je een begeleider voor de hele groep toevoegen. Dit kan zowel een managers als een beheerder zijn.
Begeleider voor een individuele gebruiker
Via de tab Gebruikers kun je aan een individuele gebruiker een begeleider toevoegen. Klik hiervoor in de regel van de gebruiker op het icoontje van het pennetje. Een begeleider van een individuele gebruiker moet altijd een manager zijn.
Toewijzen. Je kan leeractiviteiten toewijzen aan een groep. Op deze manier worden alle gebruikers in de groep automatisch ingeschreven voor deze specifieke leeractiviteit(en). Daarnaast kun je kwalificaties toewijzen aan een groep om ervoor te zorgen dat gebruikers uit de groep de juiste certificeringen kunnen behalen.