Binnen jouw online academy pas je gemakkelijk de organisatiestructuur aan, zodat deze past bij de structuur van je organisatie. In dit artikel lees je alles over wat de organisatiestructuur is en hoe je het instelt.
We raden aan om de organisatiestructuur direct tijdens de implementatie in te richten. Op die manier kun je gemakkelijker gebruikers toevoegen en wijzigen, overzicht houden in leeractiviteiten, rapportages beter analyseren en de managementstructuur inrichten.
Wat is de organisatiestructuur?
De organisatiestructuur is bedoeld om medewerkers in te delen onder bepaalde onderdelen. Zo deel je gebruikers altijd in bij een bedrijf en afdeling, en kun je ze ook toekennen aan teams, functies en/of groepen.
Aan de onderdelen uit de organisatiestructuur kunnen leeractiviteiten toegewezen worden, zodat alle gebruikers in het bedrijf, de afdeling, het team, de groep of met een bepaalde functie automatisch worden ingeschreven voor die leeractiviteiten.
Verderop in dit artikel leggen we verder uit wat de functionaliteiten zijn van de verschillende onderdelen die je aan de organisatiestructuur kunt toevoegen.
Hoe voeg ik een organisatiestructuur-onderdeel toe?
Ga naar 'Organiseren' links in de menubalk.
Klik op het tabblad waar je een onderdeel aan toe wil voegen: bedrijf, afdeling, team, groep of functie.
Klik op de '+'.
Geef het onderdeel een naam.
Klik op 'Wijzigingen opslaan'.
Onderdelen van de organisatiestructuur
Bedrijven
Een bedrijf is de bovenste laag van je organisatiestructuur. Aan een bedrijf is altijd een afdeling gekoppeld. Onder een bedrijf kunnen meerdere afdelingen vallen. Een gebruiker is altijd gekoppeld aan een bedrijf.
Door op het pennetje in de regel van een aangemaakt bedrijf te klikken, worden de volgende tabs zichtbaar:
Details: pas hier de naam van het bedrijf aan.
Toewijzen: voeg hier leeractiviteit(en) toe die toegewezen worden aan gebruikers binnen een bedrijf. Zodra een gebruiker gekoppeld wordt aan dat bedrijf, wordt hij automatisch ingeschreven voor de gekoppelde leeractiviteit(en). Je kunt hier ook kwalificaties toevoegen, waarna gebruikers die gekoppeld worden aan dat bedrijf, ook ingeschreven worden voor deze kwalificaties. Op die manier zorg je ervoor dat gebruikers binnen een bedrijf altijd de juiste certificeringen moeten behalen.
Gebruikers: hier vind je een overzicht van alle gebruikers die binnen het bedrijf vallen. Je ziet hier ook aan welke afdeling een gebruiker is gekoppeld, en welke functie een gebruiker heeft. Je kunt hier geen gebruiker toevoegen aan het bedrijf. Het is ook niet mogelijk om hier gebruikers toe te voegen aan of te verwijderen uit de online academy. Dit doe je bij het gebruikersoverzicht via 'Gebruikers' in de menubalk links in beeld.
Managers: hier zie je welke managers gekoppeld zijn aan het bedrijf, en dus inzicht hebben in de gebruikers die binnen dat bedrijf vallen. Je kunt hier ook managers toevoegen of verwijderen. Het is niet mogelijk om managers hier aan te maken; dit gebeurt bij het aanmaken of aanpassen van gebruikers, via 'Gebruikers' links in beeld.
Afdelingen
Een afdeling hoort bij de bovenste laag van je organisatiestructuur. Een afdeling is altijd aan een bedrijf gekoppeld. Er kunnen ook meerdere afdelingen onder een bedrijf vallen. Een gebruiker is altijd gekoppeld aan een afdeling.
Door op het pennetje in de regel van een aangemaakte afdeling te klikken, worden de volgende tabs zichtbaar:
Details: pas hier de naam van de afdeling aan. Selecteer hier ook het bedrijf waar de afdeling onder valt.
Toewijzen: voeg hier leeractiviteit(en) toe die toegewezen worden aan gebruikers binnen een afdeling. Zodra een gebruiker gekoppeld wordt aan die afdeling, wordt hij automatisch ingeschreven voor de gekoppelde leeractiviteit(en). Je kunt hier ook kwalificaties toevoegen, waarna gebruikers die gekoppeld worden aan die afdeling, ook ingeschreven worden voor deze kwalificaties. Op die manier zorg je ervoor dat gebruikers binnen een afdeling altijd de juiste certificeringen moeten behalen.
Gebruikers: hier vind je een overzicht van alle gebruikers die binnen de afdeling vallen. Je ziet hier ook welke functie een gebruiker heeft. Voeg op deze pagina bestaande gebruikers toe aan de afdeling door op het plusje te klikken. Het is niet mogelijk om hier nieuwe gebruikers toe te voegen aan of te verwijderen uit de online academy. Dit doe je bij het gebruikersoverzicht via 'Gebruikers' in de menubalk links in beeld.
Managers: hier zie je welke managers gekoppeld zijn aan de afdeling, en dus inzicht hebben in de gebruikers die binnen die afdeling vallen. Je kunt hier ook managers toevoegen of verwijderen. Het is niet mogelijk om managers hier aan te maken; dit gebeurt bij het aanmaken of aanpassen van gebruikers, via 'Gebruikers' links in beeld.
Teams
Door middel van teams kun je een verdere gelaagdheid in je organisatiestructuur aanbrengen. Teams kun je flexibel inzetten, omdat ze niet gelinkt zijn aan afdelingen en bedrijven en gebruikers in meerdere teams kunnen zitten. In tegenstelling tot bedrijven en afdelingen, is het toevoegen van een gebruiker aan een team optioneel.
Door op het pennetje in de regel van een aangemaakt team te klikken, worden de volgende tabs zichtbaar:
Details: pas hier de naam van het team aan.
Toewijzen: voeg hier leeractiviteit(en) toe die toegewezen worden aan gebruikers binnen een team. Zodra een gebruiker gekoppeld wordt aan dat team, wordt hij automatisch ingeschreven voor de gekoppelde leeractiviteit(en). Je kunt hier ook kwalificaties toevoegen, waarna gebruikers die gekoppeld worden aan dat team, ook ingeschreven worden voor deze kwalificaties. Op die manier zorg je ervoor dat gebruikers binnen een team altijd de juiste certificeringen moeten behalen.
Gebruikers: hier vind je een overzicht van alle gebruikers die binnen het team vallen. Je ziet hier ook aan welk bedrijf en welke afdeling een gebruiker is gekoppeld, en welke functie een gebruiker heeft. Voeg op deze pagina bestaande gebruikers toe aan het team door op het plusje te klikken. Het is niet mogelijk om hier nieuwe gebruikers toe te voegen aan of te verwijderen uit de online academy. Dit doe je bij het gebruikersoverzicht via 'Gebruikers' in de menubalk links in beeld.
Managers: hier zie je welke managers gekoppeld zijn aan het team, en dus inzicht hebben in de gebruikers die binnen dat team vallen. Je kunt hier ook managers toevoegen of verwijderen. Het is niet mogelijk om managers hier aan te maken; dit gebeurt bij het aanmaken of aanpassen van gebruikers, via 'Gebruikers' links in beeld.
Functies
Door middel van functies kun je een verdere gelaagdheid in je organisatiestructuur aanbrengen. Functies kun je flexibel inzetten, omdat ze niet gelinkt zijn aan afdelingen en bedrijven en gebruikers meerdere functies kunnen hebben. Functies staan ook buiten de managementstructuur. In tegenstelling tot bedrijven en afdelingen, is het toewijzen van een functie aan een gebruiker optioneel.
Door op het pennetje in de regel van een aangemaakte functie te klikken, worden de volgende tabs zichtbaar:
Details: pas hier de naam van het team aan.
Toewijzen: voeg hier leeractiviteit(en) toe die toegewezen worden aan gebruikers binnen een functie. Zodra een gebruiker gekoppeld wordt aan die functie, wordt hij automatisch ingeschreven voor de gekoppelde leeractiviteit(en). Je kunt hier ook kwalificaties toevoegen, waarna gebruikers die gekoppeld worden aan die functie, ook ingeschreven worden voor deze kwalificaties. Op die manier zorg je ervoor dat gebruikers binnen een functie altijd de juiste certificeringen moeten behalen.
Skills: hier kun je skills toewijzen aan een functie. Op die manier krijgen alle gebruikers met die functie de betreffende skill automatisch toegewezen aan hun skill-overzicht.
Gebruikers: hier vind je een overzicht van alle gebruikers die binnen het team vallen. Je ziet hier ook aan welk bedrijf en welke afdeling een gebruiker is gekoppeld. Voeg op deze pagina bestaande gebruikers toe aan de functie door op het plusje te klikken. Het is niet mogelijk om hier nieuwe gebruikers toe te voegen aan of te verwijderen uit de online academy. Dit doe je bij het gebruikersoverzicht via 'Gebruikers' in de menubalk links in beeld.
Groepen
Groepen kun je gebruiken om gebruikers los van de vaste organisatiestructuur in te delen in een (tijdelijke) groep. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een traineegroep, onboardingsprogramma voor een groep nieuwe medewerkers of een management development programma.
Door op het pennetje in de regel van een aangemaakte groep te klikken, worden de volgende tabs zichtbaar:
Details: pas hier de naam van het team aan.
Gebruikers: hier vind je een overzicht van de gebruikers die binnen een groep vallen. Je kunt hier ook zien aan welk bedrijf en welke afdeling een gebruiker gekoppeld is, en welke functie de gebruiker heeft. Verder kun je in de tabel ook zien wie de eerste en eventueel tweede begeleider van de gebruiker is. Door op het pennetje in de regel van een gebruiker te klikken, kun je de eerste en tweede begeleider van deze gebruiker aanpassen. De begeleider(s) die je hier invult, kunnen alleen managers zijn. Zij hebben alleen toegang tot de learning analytics van deze specifieke gebruiker. Die toegang krijgen ze via 'Mijn Team', waar ze de learning analytics kunnen inzien.
Begeleiders: aan een groep kun je begeleiders toevoegen. Begeleiders hebben vanaf dat moment toegang tot de learning analytics van de gebruikers binnen die groep waar ze begeleider van zijn. Begeleiders kunnen zowel beheerders als managers zijn. Begeleiders die je via deze tab toevoegt, zijn begeleider voor een hele groep. Ze kunnen de learning analytics van de gebruikers waar ze toegang toe hebben, volgen via 'Mijn Team'.
Toewijzen: voeg hier leeractiviteit(en) toe die toegewezen worden aan gebruikers binnen een groep. Zodra een gebruiker gekoppeld wordt aan die groep, wordt hij automatisch ingeschreven voor de gekoppelde leeractiviteit(en). Je kunt hier ook kwalificaties toevoegen, waarna gebruikers die gekoppeld worden aan die groep, ook ingeschreven worden voor deze kwalificaties. Op die manier zorg je ervoor dat gebruikers binnen een groep altijd de juiste certificeringen moeten behalen.