Met kwalificaties kun je bepalen aan welke eisen een gebruiker moet voldoen om bijvoorbeeld zijn werk uit te mogen (blijven) voeren.
Wat zijn kwalificaties?
Met kwalificaties kun je profielen maken met verplichte onderdelen, waar iemand aan moet voldoen. Zo kun je bijvoorbeeld de kwalificatie BHV maken met daarin de e-learning BHV, het BHV-examen en de permanente educatie-eis om elk jaar de verplichte herhalingscursus te doen. Vervolgens kun je kwalificaties koppelen aan een gebruiker.
Hoe kan ik kwalificaties aanmaken?
Bij het aanmaken van een kwalificatie, kan gekozen worden voor een 'vaste periode' of voor een 'rollende periode'. Bij een 'vaste periode' moet de gebruiker de leeractiviteiten tussen bepaalde data afronden om gekwalificeerd te zijn. Bij een 'rollende periode' moet de gebruiker na x tijd een volgende leeractiviteit afronden of de leeractiviteit opnieuw doen om gekwalificeerd te blijven.
Vaste periode
Ga naar 'Organiseren' via het menu links in beeld.
Klik op de tab 'Kwalificaties'.
Klik op het plusje om een nieuwe kwalificatie aan te maken.
Geef de nieuwe kwalificatie een naam.
Kies bij 'Doorlooptijd' voor 'Vaste periode'.
Voeg leeractiviteiten toe aan de kwalificatie. Wanneer de gebruiker alle leeractiviteiten die bij de kwalificatie horen heeft afgerond, voldoet de gebruiker aan de kwalificatie. Een vaste periode staan bij 'Behalen' en 'Behouden' altijd dezelfde leeractiviteiten.
Stel eventueel de volgende dingen in door bij 'Behouden' op het tandwiel in de tegel van de leeractiviteit te klikken:
Tijdspad toevoegen: hier stel je in binnen welke periode de leeractiviteit behaald moet zijn om gekwalificeerd te zijn.
Certificaat uploaden: hiermee kun je aangeven of het mogelijk is om een certificaat te uploaden voor deze leeractiviteit. Door een certificaat te uploaden, kan de gebruiker aantonen dat hij de kennis die in de leeractiviteit behandeld wordt, al bezit. De beheerder of manager kan vervolgens het certificaat goed- of afkeuren.
PE Activiteiten: hier kun je vervolg leeractiviteiten toevoegen die de gebruiker binnen een bepaalde periode behaald moet hebben om gekwalificeerd te blijven.
Rollende periode
Ga naar 'Organiseren' via het menu links in beeld.
Klik op de tab 'Kwalificaties'.
Klik op het plusje om een nieuwe kwalificatie aan te maken.
Geef de nieuwe kwalificatie een naam.
Kies bij 'Doorlooptijd' voor 'Rollende periode'.
Voeg onder 'Behalen' leeractiviteiten toe aan de kwalificatie. Wanneer de gebruiker alle leeractiviteiten die bij de kwalificatie horen heeft afgerond, voldoet de gebruiker aan de kwalificatie.
Stel onder 'Behouden' een looptijd in. Na deze looptijd moet de gebruiker de leeractiviteiten die onder 'Behouden' staan afronden om gekwalificeerd te blijven. Voeg onder 'Behouden' leeractiviteiten toe. Dit kan dezelfde activiteit zijn die bij 'Behalen' staat. In dat geval valt deze leeractiviteit 2 weken voor het einde van de looptijd opnieuw open. Dit kan ook een nieuwe leeractiviteit zijn. Deze wordt 2 weken voor het einde van de looptijd beschikbaar voor de gebruiker.
Stel eventueel de volgende dingen in door op het tandwiel in de tegel van de leeractiviteit te klikken:
Certificaat uploaden: hiermee kun je aangeven of het mogelijk is om een certificaat te uploaden voor deze leeractiviteit. Door een certificaat te uploaden, kan de gebruiker aantonen dat hij de kennis die in de leeractiviteit behandeld wordt, al bezit. De beheerder of manager kan vervolgens het certificaat goed- of afkeuren.
Hoe kan ik kwalificaties aan een gebruiker koppelen?
Handmatig: om een kwalificatie aan een gebruiker te koppelen, navigeer je in de menubalk naar 'Gebruikers'. Ga naar de details van de gebruiker die je wil toevoegen aan een kwalificatie. Klik bij de betreffende gebruiker op 'Kwalificaties' en voeg via het plusje de kwalificatie toe aan de gebruiker.
Kwalificatie-inventarisatie: de gebruiker doorloopt de kwalificatie-inventarisatie. Dit is een slimme vragenlijst waarmee wordt bepaald over welke kwalificaties de gebruiker moet beschikken. Na goedkeuring hiervan worden de kwalificaties zichtbaar in het gebruikersprofiel en kan de gebruiker aan de slag met het voltooien van de leeractiviteiten binnen de kwalificaties.
Via regels: door bepaalde criteria in te stellen, kunnen kwalificaties automatisch gekoppeld worden aan gebruikers die aan die criteria voldoen. Dit is in te stellen via de 'Regels'-tab in de organisatiestructuur.
Zodra een gebruiker aan een kwalificatie is gekoppeld, wordt de gebruiker automatisch ingeschreven voor de leeractiviteiten die aan die kwalificatie zijn toegewezen.
Hoe kunnen gebruikers kwalificaties afronden?
Je hebt je kwalificaties aangemaakt en de gebruikers zijn eraan gekoppeld. Hoe ga je nu verder? Gebruikers zullen nu de volgende stappen moeten nemen. Zij moeten zich nu namelijk gaan kwalificeren. Ze kunnen dit per leeractiviteit op verschillende manieren doen:
Gebruikers kunnen de leeractiviteit volgen en afronden zoals ze normaal gesproken doen met leeractiviteiten. De leeractiviteiten kunnen ze vinden op hun dashboard, bij Mijn groei of bij Kwalificaties.
Gebruikers kunnen extern behaalde certificaten uploaden als bewijs dat ze de kennis van deze leeractiviteit al hebben. Dit kan alleen als er in de kwalificatie voor de betreffende leeractiviteit is ingesteld dat gebruikers een certificaat kunnen uploaden voor die leeractiviteit. Deze instelling is mogelijk bij een e-learning, examen, bijeenkomst en inleveropdracht. De gebruiker doet dit door de kwalificatie te openen en vervolgens in het kader van de leeractiviteit op 'Certificaat uploaden' te klikken. Hier kan de gebruiker het certificaat uploaden, aangeven wanneer het certificaat behaald is, en aangeven of het certificaat eventueel een geldigheidsdatum heeft. Een beheerder of manager kan het geüploade certificaat bekijken en beoordelen bij 'Goedkeuringen'.
Certificaten
Per leeractiviteit kan ingesteld worden of een gebruiker een certificaat ontvangt na afronding. Als een gebruiker via een rollende kwalificatie een leeractiviteit opnieuw afrondt om gekwalificeerd te blijven, dan krijgt de gebruiker hiermee een extra certificaat. Het certificaat dat ontvangen is door de vorige afronding van de leeractiviteit, blijft behouden. Als een leeractiviteit in een kwalificatie is afgerond door het uploaden van een certificaat, dan krijgt de gebruiker geen certificaat voor het afronden van de leeractiviteit.
Hoe kan ik de voortgang binnen mijn kwalificaties monitoren?
Natuurlijk wil je in de gaten houden hoe ver jouw gebruikers zijn met hun kwalificaties. Via 'Inzichten' kun je de voortgang van alle gebruikers volgen. Via de Overzicht-tab kun je zien welk gedeelte van een bedrijf, afdeling of team wel en niet aan een kwalificatie voldoet. Daarnaast zie je voor wie de kwalificatie bijna verloopt. Op de verschillende onderdelen uit het overzicht kun je doorklikken om meer informatie te zien.
Via 'Inzichten' kun je ook de voortgang inzien per gebruiker, leeractiviteit of kwalificatie.
Voorbeeldsituatie kwalificaties
Hieronder is een voorbeeldsituatie voor het gebruik van kwalificaties uitgewerkt. Als voorbeeld gebruiken we een BHV-kwalificatie.
Maak een BHV-kwalificatie aan.
Zet de looptijd op 'Rollende periode'.
Voeg hieraan bij 'Behalen' een e-learning BHV toe. Dit is de eerste BHV-e-learning die de gebruiker gaat volgen om gekwalificeerd te worden.
Vul bij 'Behouden' een looptijd van 1 jaar in en voeg de herhalings e-learning toe. Deze e-learning moet de gebruiker elk jaar opnieuw doen om gekwalificeerd te blijven. Twee weken voordat de kwalificatie verloopt, wordt deze e-learning beschikbaar voor de gebruiker.