Een bijeenkomst in de online academy is een online of offline contactmoment. Je kunt dit moment inplannen via de online academy. Gebruikers kunnen vervolgens ingeschreven worden voor een bijeenkomst, en bijeenkomsten kunnen bijvoorbeeld ook in een Learning Playlist geplaatst worden.
Onderaan dit artikel lees je hoe bijeenkomsten werken voor gebruikers.
Hoe kan ik bijeenkomsten inzetten in mijn online academy?
Met fysieke bijeenkomsten kun je bijvoorbeeld workshops, sessies of één-op-één gesprekken inplannen. Met digitale bijeenkomsten kun je bijvoorbeeld virtual classrooms, webinars of online coachingsgesprekken inplannen. Door bijeenkomsten in een Learning Playlist te bundelen met andere leeractiviteiten kan je eenvoudig een afwisselend leertraject maken.
Hoe creëer ik een bijeenkomst?
Ga via de menubalk links in beeld naar 'Content'.
Klik op 'Toevoegen'.
Kies voor leeractiviteit 'Bijeenkomst' en kies voor 'Fysieke bijeenkomst' of 'Digitale bijeenkomst'.
Voeg de algemene informatie toe.
Titel: geef de leeractiviteit een titel, zodat je deze gemakkelijk terug kunt vinden in het cursussenoverzicht.
Auteur: standaard wordt de naam van de academy gebruikt als auteursnaam.
Studietijd: hier kun je een indicatie van de studietijd opgeven.
Thema's: voeg minstens één thema toe.
Beschrijving: hier kun je aanvullende informatie over de leeractiviteit toevoegen, zoals bijvoorbeeld het voornaamste doel ervan.
Skills: voeg hier maximaal vijf skills toe die je ontwikkelt met deze leeractiviteit. Dit is optioneel.
Klik op 'Maak nieuwe leeractiviteit aan'.
Hoe richt ik een bijeenkomst in?
Zodra de leeractiviteit is opgeslagen, zullen er verschillende tabbladen verschijnen. Wat je bij deze tabbladen kunt doen, lees je hieronder.
Sessies
Het is verplicht om minstens één sessie toe te voegen aan een bijeenkomst. Een sessie is een combinatie van een specifieke datum met tijdstip waar de gebruiker voor ingeschreven wordt.
Onder deze tab kun je alles regelen rondom sessies:
Maak nieuwe sessies aan.
Pas huidige sessies aan.
Annuleer sessies: je kunt bij het annuleren een reden opgeven. Gebruikers ontvangen hier per mail een bericht over.
Verwijder geannuleerde sessies: de sessie is dan helemaal verwijderd voor beheerder en gebruiker.
Bij het aanmaken van een nieuwe sessie, kan ook gekozen worden voor een datum in het verleden. Op deze manier kan een bijeenkomst die al plaatsgevonden heeft, alsnog geregistreerd worden. Voor gebruikers die voor een dergelijke sessie ingeschreven worden, wordt de bijeenkomst direct afgerond.
Deelnemers
Hier vind je de lijst met alle deelnemers voor deze bijeenkomst.
Je kunt hier ook:
Gebruikers direct inschrijven voor sessies.
Een export maken van de gebruikers van deze bijeenkomst, met alle sessies.
Aanwezigheid van gebruikers registreren: in de kolom 'Aanwezig' kun je aangeven of iemand wel of niet aanwezig was tijdens de sessie.
Filteren op gebruikers met sessie, zonder sessie, of ingeschreven voor een specifieke sessie.
Inzicht krijgen in gebruikers die zichzelf op de wachtlijst hebben gezet, inclusief hun positie op de wachtlijst. In de deelnemerstabel voor een sessie kun je de kolom 'Wachtlijst' aanzetten. Als er gebruikers op de wachtlijst staan, zie je dit in deze kolom bij de specifieke sessies. Een gebruiker krijgt de mogelijkheid voor de wachtlijst als er geen plek meer beschikbaar is in de geplande sessies. Een gebruiker kan zichzelf voor één sessie op de wachtlijst zetten. Als er alsnog een plek beschikbaar komt, wordt de gebruiker automatisch ingeschreven voor de sessie.
Inzicht krijgen in deelnemers van andere omgevingen: een bijeenkomst kan ook gedeeld zijn met een andere omgeving. Als er vanuit die andere omgeving ook gebruikers zijn ingeschreven, dan zie je boven de deelnemers tabel dat er vanuit die andere omgeving ook nog x aantal gebruikers ingeschreven zijn voor een bepaalde sessie.
Instellingen
Stel hier de overige instellingen van de bijeenkomst in.
Je hebt hier nog extra opties:
Instellingen: vul hier de algemene instellingen van deze leeractiviteit aan. Lees hier wat deze instellingen precies inhouden.
Notificaties: vul hier de e-mailadressen in van mensen die notificaties moeten ontvangen over deze bijeenkomst. Zij zullen meldingen ontvangen over nieuwe inschrijvingen voor sessies, geannuleerde sessies en als het minimaal aantal deelnemers nog niet bereikt is voor de inschrijfdeadline van een sessie.
Afronding: geef hier aan wanneer de bijeenkomst afgerond mag worden voor de gebruikers. Dit kan automatisch gebeuren nadat de bijeenkomst voorbij is, of op basis van de ingevulde presentie. Bij de optie 'Automatisch na verstrijken sessiedatum' is de bijeenkomst automatisch afgerond nadat de dag waarop de sessie valt voorbij is. Bij de optie 'Handmatig op basis van aanwezigheid' wordt de bijeenkomst pas afgerond als de aanwezigheid op 'Ja' is gezet.
Analytics
Hier vind je gegevens over het gebruik van deze leeractiviteit. In dit artikel kun je meer lezen over de analytics.
Hoe werkt een fysieke bijeenkomst?
Een fysieke bijeenkomst heeft minstens één onderliggende sessie nodig. Een sessie is een combinatie van een datum met een tijdstip. Gebruikers kunnen vanaf dan ingeschreven worden voor zo'n sessie.
Om bij de fysieke bijeenkomst sessies toe te voegen, ga je naar het tabblad 'Sessies'. Kies voor 'Toevoegen' . Voeg per sessie de volgende informatie toe:
Inschrijvingen
Geef hier het maximum aantal inschrijvingen aan. Ook kun je aangeven bij hoeveel inschrijvingen de sessie doorgaat. De inschrijfdeadline houdt verband met de ingegeven datum van de sessie; tot x tijd voor deze datum kunnen gebruikers ingeschreven worden. Als het minimumaantal inschrijvingen niet is behaald voor de inschrijfdeadline, wordt de sessie automatisch geannuleerd.
Data
Voer één of meerdere data met tijdstippen in. Op deze manier kun je een bijeenkomst aanmaken waarbij een gebruiker op meerdere momenten/dagen aanwezig moet zijn.
Aanvullende informatie
Vul hier eventueel meer context en/of opmerkingen in voor de gebruikers.
Trainer
Selecteer hier de trainer voor deze sessie. Dit moet een bestaande beheerder zijn uit je online academy. De trainer die je hier selecteert, wordt voor de gebruiker getoond in de informatie over de betreffende sessie. Je kunt per sessie maar één trainer toevoegen.
Locatie
Vul hier de locatie van de training in. Je krijgt bij het veld 'Locatie' suggesties vanuit Google; het adres wordt daarna automatisch aangevuld.
Hoe werkt een digitale bijeenkomst?
Een digitale bijeenkomst heeft minstens één onderliggende sessie nodig. Een sessie is een combinatie van een datum met een tijdstip. Gebruikers kunnen vanaf dan ingeschreven worden voor zo'n sessie.
Om bij de digitale bijeenkomst sessies toe te voegen, ga je naar het tabblad 'Sessies'. Kies voor 'Toevoegen' . Voeg per sessie de volgende informatie toe:
Inschrijvingen
Geef hier het maximum aantal inschrijvingen aan. Ook kun je aangeven bij hoeveel inschrijvingen de sessie doorgaat. De inschrijfdeadline houdt verband met de ingegeven datum van de sessie; tot x tijd voor deze datum kunnen gebruikers ingeschreven worden. Als het minimumaantal inschrijvingen niet is behaald voor de inschrijfdeadline, wordt de sessie automatisch geannuleerd.
Data
Voer één of meerdere data met tijdstippen in. Op deze manier kun je een bijeenkomst aanmaken waarbij een gebruiker op meerdere momenten/dagen aanwezig moet zijn.
Aanvullende informatie
Vul hier eventueel meer context en/of opmerkingen in voor de gebruikers.
Trainer
Selecteer hier de trainer voor deze sessie. Dit moet een bestaande beheerder zijn uit je online academy. De trainer die je hier selecteert, wordt voor de gebruiker getoond in de informatie over de betreffende sessie. Je kunt per sessie maar één trainer toevoegen.
URL
Vul hier de URL in van de videoconferencing-tool.
Inzicht in aankomende bijeenkomsten
Op het beheerdersdashboard heb je inzicht in alle aankomende bijeenkomsten. Daar zie je ook hoeveel inschrijvingen er zijn, en of er een inschrijfdeadline aan zit te komen.
Hoe werken bijeenkomsten voor gebruikers?
Als gebruikers ingeschreven zijn voor een bijeenkomst, kunnen ze de bijeenkomst terugvinden op hun dashboard of bij 'Mijn groei' onder 'Mijn bijeenkomsten'. Ze kunnen vanuit beide plekken doorklikken naar de detailpagina van de bijeenkomst. Hieronder lees je welke functionaliteiten deze detailpagina biedt.
Wanneer ze zelf mogen beslissen aan welke bijeenkomsten ze willen deelnemen, zul je de bijeenkomst eerst aan een collectie moeten toevoegen. Op die manier wordt de bijeenkomst beschikbaar in de Bibliotheek.
Wat kunnen gebruikers doen op de detailpagina van een bijeenkomst?
Gebruikers kunnen zich inschrijven één sessie (let op, een sessie kan meerdere data bevatten). Dit kunnen ze doen via een lijstweergave of via een kalenderweergave. Heeft een beheerder de gebruiker al ingeschreven? Dan kan de gebruiker zelf niet meer kiezen.
Als er geen plekken beschikbaar zijn in de geplande sessies, dan kan de gebruiker zich voor één sessie op de wachtlijst plaatsen. Hij wordt dan automatisch alsnog ingeschreven voor de sessie als er een plek beschikbaar komt. Hier krijgt de gebruiker ook een mail en notificatie over.
Meer informatie vinden over de betreffende bijeenkomst (sessie), bijvoorbeeld wie de trainer is, wat de locatie is en of er iets voorbereid moet worden.
De bijeenkomst toevoegen aan hun persoonlijke agenda (iCal).
Notificaties van bijeenkomsten
Wanneer de gebruiker is ingeschreven voor de bijeenkomst zal hij op sommige momenten een notificatie per e-mail ontvangen. Dit gebeurt in de volgende situaties:
Wanneer de gebruiker wordt ingeschreven voor de bijeenkomst (met of zonder toewijzing aan sessie).
Wanneer een gebruiker zich op de wachtlijst had gezet voor een sessie, en hierna automatisch alsnog wordt ingeschreven voor de sessie omdat er een plek beschikbaar is gekomen. Dit wordt ook doorgevoerd in de agenda van de gebruiker.
Wanneer de gebruiker wordt toegevoegd aan een sessie, verwijderd wordt uit een sessie of verplaatst wordt van sessie A naar sessie B. Dit wordt ook doorgevoerd in de agenda van de gebruiker.
Bij wijzigingen van tijden/data binnen de sessie waarvoor de gebruiker is ingeschreven. Als de bijeenkomst bij inschrijving voor de sessie automatisch in de agenda van de gebruiker werd gezet, wordt deze wijziging ook doorgevoerd in de agenda van de gebruiker.
Het systeem annuleert een sessie (bijvoorbeeld bij te weinig inschrijvingen). De bijeenkomst wordt hiermee ook verwijderd uit de agenda van de gebruiker.
Een beheerder annuleert een sessie. De beheerder kan een reden opgeven bij annulering en de gebruiker ontvangt deze per e-mail. De bijeenkomst wordt hiermee ook verwijderd uit de agenda van de gebruiker.
Een bijeenkomst heeft al plaatsgevonden en de beheerder heeft deze achteraf aangemaakt in de academy en de gebruiker er voor geregistreerd.